Vom Beschluss bis zur Veröffentlichung: Wie läuft ein Formwechsel ab?
Ein Formwechsel geht wie folgt vonstatten:
1. Formwechselbeschluss: Die Gesellschafter fassen mit qualifizierter Mehrheit (meist 75 %) einen entsprechenden Beschluss. Grundlage ist ein sog. Umwandlungsplan bzw. ein Entwurf eines Gesellschaftsvertrags der neuen Rechtsform.
2. Prüfungspflichten: Je nach Umwandlungsrichtung (z. B. GmbH → AG) kann eine Prüfung durch einen Wirtschaftsprüfer erforderlich sein, insbesondere bei Kapitalgesellschaften.
3. Eintragung ins Handelsregister: Erst mit der Eintragung wird der Formwechsel wirksam. Die Gesellschaft bleibt erhalten – nur unter neuer Rechtsform.
4. Veröffentlichung & Fristen: Bestimmte Fristen sind zu beachten (z. B. Bekanntmachungen nach § 197 UmwG), insbesondere zum Gläubigerschutz.
Was muss, das muss: rechtliche Anforderungen und Formvorschriften
Zunächst einmal muss der Formwechsel rechtlich zulässig sein. Nicht jede Form kann in eine beliebige andere gewechselt. So ist beispielsweise der Schritt von einer GbR zu einer AG nicht direkt möglich. Formal muss ein vollständiger Entwurf des neuen Gesellschaftsvertrags vorliegen.
Für Kapitalgesellschaften gelten zusätzliche Anforderungen, etwa eine Bewertung des Unternehmens oder ein Bericht des Geschäftsführers. Des Weiteren sind ein Formwechselbeschluss der Gesellschafter mit qualifizierter Mehrheit (§ 233 UmwG), ein Umwandlungs./Formwechselplan sowie ein Formwechselbericht durch die Geschäftsführung (§ 192 UmwG) erforderlich. Letzt genannter ist bei Zustimmung aller Gesellschafter ggf. entbehrlich. Es folgen die notarielle Beurkundung des Beschlusses (§ 194 UmwG) sowie die Handelsregisteranmeldung (§ 197 UmwG), wobei die Eintragung konstitutive Wirkung hat. Bei einem Formwechsel in eine Personengesellschaft muss eine Eröffnungsbilanz erstellt wird. Bei allem gilt: Es findet keine Auflösung der alten Gesellschaft statt, die Identität bleibt erhalten.
Alles beim Alten: Auswirkungen auf Arbeitnehmer
Auch beim Formwechsel bleiben Arbeitsverhältnisse unberührt. Es liegt kein Betriebsübergang im klassischen Sinne vor, aber die Arbeitnehmervertretung (z. B. Betriebsrat) ist zu informieren. In bestimmten Fällen – etwa beim Übergang in eine SE oder AG – gelten weitergehende Mitbestimmungsrechte.
Genau zu nehmen: steuerliche Behandlung und Verlustvorträge
Der Formwechsel ist steuerlich meist neutral, sofern die folgenden Voraussetzungen eingehalten werden, dennoch sollte stets eine individuelle Prüfung stattfinden.
- Bei Formwechseln von Personen- in Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH & Co. KG → GmbH) können stille Reserven aufgedeckt werden, es sei denn, es wird das Wahlrecht auf Buchwertfortführung nach § 20 UmwStG ausgeübt.
- Beim Formwechsel von Kapital- in Personengesellschaften (z. B. GmbH → GmbH & Co. KG) gelten andere Regeln, z. B. kann es zur Aufdeckung stiller Reserven kommen, wenn nicht alle Voraussetzungen nach § 3 UmwStG erfüllt sind.
- Verlustvorträge der „Alt-Gesellschaft“: Diese können unter bestimmten Umständen fortgeführt werden – doch Vorsicht: Änderungen der Gesellschafterstruktur können zum Wegfall führen (§8 c KStG).
- Fehlende Rücklagenverwendung: Rücklagen in der GmbH können bei Formwechsel zu steuerpflichtigen Entnahmen führen, wenn die Mittel nicht in der neuen Gesellschaft weiterverwendet werden.
- Probleme mit Sonderbetriebsvermögen: Bei Formwechseln, die auch das Umfeld betreffen (z. B. bei Vermietung einer Immobilie des Privatvermögens an die Gesellschaft), kann es zur ungewollten Versteuerung von stillen Reserven kommen.
Nicht folgenlos: Auswirkungen auf den Jahresabschluss
Die Umstellung auf eine neue Rechtsform wirkt sich auf den Jahresabschluss aus, insbesondere durch neue Gliederungspflichten (z. B. Bilanz nach HGB bei AG oder GmbH) sowie einen möglichen Wechsel der Besteuerung. Eventuell ist eine Übergangsbilanz zu erstellen. Auch hier ist festzuhalten: Eine sorgfältige steuerliche und bilanziere Planung ist entscheidend.
Für und Wider: Vor- und Nachteile eines Formwechsels
Als Vorteile eines Formwechsels sind zu nennen:
- Identität bleibt erhalten – keine Notwendigkeit zur Neugründung
- Kontinuität der Verträge und Lizenzen
- Anpassung der Haftung und Steuerbelastung
- Flexibilität bei der Gestaltung der Gesellschaftsstruktur
- Vorbereitung auf Unternehmensnachfolge oder Investorenaufnahme
Dem stehen die folgenden Nachteile und typische Herausforderungen entgegen:
- Formaler und rechtlicher Aufwand
- Mögliche steuerliche Risiken (z. B. Aufdeckung stiller Reserven)
- Kosten für Notar, Berater und Registereintrag
- Mitbestimmungsrechte und Informationspflichten gegenüber Arbeitnehmern
- Gläubigerschutzfristen und Bekanntmachungspflichten
Fazit: Der Formwechsel ist ein kraftvolles Instrument, um ein Unternehmen zukunftsfähig aufzustellen, ohne dessen Strukturen grundlegend zu verändern. Ob für die Nachfolgeplanung, den Einstieg von Investoren oder eine Optimierung der steuerlichen Situation – mit einer vorausschauenden Planung lässt sich viel erreichen.
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ttp Kompetenzreihe 1/5: Einführung
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